Privatlivspolitik

Indholdsfortegnelse

1. Indledning
2. Indsamling af oplysninger ved brug af cookies
3. Typer af personoplysninger som behandles
4. Formål med behandlingen af personoplysninger
5. Retsgrundlag for behandlingen af personoplysninger
6. Videregivelse og overførsel af personoplysninger
7. Sletning og opbevaring af personoplysninger
8. Dine rettigheder
9. Ændringer til denne politik
10. Kontaktinformation

1. Indledning

1.1 I denne privatlivspolitik (“Politikken”) beskrives, hvordan Astra (“os”, “vi” eller “vores”) i rollen som dataansvarlig indsamler og behandler dine personoplysninger i forbindelse med køb af ydelser, medlemskab, produkter eller generel brug af vores hjemmeside.

1.2 Politikken er formuleret og gjort tilgængelig for at overholde databeskyttelsesforordningen (2016/679 of 27. april 2016) (“GDPR”) og reglerne heri om oplysningspligt.

2. Indsamling af oplysninger ved brug af cookies

2.1 Ved besøg og brug af vores hjemmeside(r), indsamles og bruges cookies på baggrund af samtykke.

Oplysninger i disse cookies omfatter (“Cookiedata”):

• browsertype
• IP-adresse
• lokation ved login
• søgetermer på andre hjemmesider
• søgetermer på vores hjemmeside(r)

2.2 Ved login eller anvendelse af formular på hjemmesiden, kan følgende oplysninger blive indsamlet:

• Fulde navne
• Telefonnummer
• Adresse
• Køn
• Oplysninger som den registreret vælger, at dele med Astra og dermed giver samtykke til, at må blive behandlet af Astra og deres samarbejdspartner når der er legitime interesser til dette formål

2.3 Cookiedata bruges til: administration af kundeforhold (ordrer, købshistorik, fakturering mv.), administration af kundekrav (reklamationer mv.), forbedring af vores hjemmeside og brugeroplevelsen, at forhindre ugyldige log-ins, levering af varer og services, at foretage målrettet markedsføring, opgave-, arbejds- eller projektstyring (tilrettelæggelse og planlægning af arbejdet og leverancer), kundesupport

2.4 Brug af cookies til indsamling af oplysninger og data sker i øvrigt i overensstemmelse med cookiebekendtgørelsen (nr. 1148 af 9. december 2011), § 3.

2.5 Hvis du ønsker at afvise eller begrænse de cookies, som placeres på din computer ved besøg på vores hjemmeside, kan du altid gøre dette ved at ændre indstillingerne i din browser.

Du skal dog være opmærksom på, at afvisning eller begrænsning af cookies har betydning for hjemmesidens funktionalitet, og vil medføre, at der er funktioner på hjemmesiden, som du ikke kan se.

Alle browsere tillader, at man sletter cookies samlet eller enkeltvis. Hvordan dette gøres afhænger af den anvendte browser. Såfremt du anvender flere forskellige browsere, skal du huske at slette cookies i samtlige browsere.

2.6 Vi videregiver Cookiedata til:

Listen er ikke fuldstændig og kan blive løbende opdateret, brug vores kontaktinformation (punkt 10) for at få udleveret en liste.

2.7 Nedenfor ser du en oversigt over varigheden af de cookies vi anvender:

Mellem 1-6 år alt efter leverandørernes betingelser. Brug vores kontaktinformation (punkt 10) for at få udleveret en liste.

3. Typer af personoplysninger som behandles

3.1 Vi behandler personoplysninger om dig, når dette er relevant og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Alt efter de konkrete omstændigheder kan de behandlede personoplysninger omfatte følgende typer af personoplysninger:

• adgangskode
• adresse
• alder
• brugernavn
• e-mail
• Facebook data til log-in
• fakturerings- og bogføringsbilag
• IP-adresse
• kundenummer
• købshistorik
• navn
• oplysninger fra sociale medier, der er offentlig tilgængelige og relevante
• telefonnummer

3.2 Vi kan efter omstændighederne, og hvor dette er strengt relevant, behandle særlige kategorier af personoplysninger (også kaldet “følsomme personoplysninger”) om dig.

Disse personoplysninger omfatter:

• oplysninger om helbred (sundhed, sygdom, diagnosticering mv.)

3.3 Disse følsomme personoplysninger behandler vi med følgende formål for øje: Ved deltagelse i camps eller event hvor der tilbydes mad, kan helbredsoplysninger om allergener blive indsamlet, hvis den registreret giver samtykke til dette formål.

3.4 Vi indsamler personoplysninger direkte fra dig og, hvor det er relevant, fra eksterne kilder. Personoplysninger indsamles fra offentligt tilgængelige kilder/registre hos Erhvervsstyrelsen og fra SoMe-profiler.

3.5 Hvis vi får brug for at indsamle og behandle yderligere personoplysninger end angivet ovenfor, vil vi orientere herom ved indsamlingen. Sådan oplysning kan også ske ved opdatering af denne Politik.

4. Formål med behandlingen af personoplysninger

4.1 Vi behandler kun dine personoplysninger, såfremt vi har et legitimt formål og i så fald i overensstemmelse med reglerne i GDPR. Personoplysningerne kan alt efter omstændighederne behandles til følgende formål:

• For at kunne administrere en kundeklub eller et medlemskab hos os.
• At besvare forespørgsler og/eller klager fra brugere, kunder eller medlemmer.
• For at forbedre vores produkter, ydelser eller hjemmeside.
• At foretage profilering af brugere, kunder eller medlemmer ved at analysere og forudsige deres præferencer og/eller adfærd.
• At kunne yde support og give servicemeddelelser, herunder besvare spørgsmål eller klager og sende opdateringer om vores produkter og ydelser.
• At kommunikere med og udveksle oplysninger med offentlige myndigheder, hvor loven kræver dette.
• For at kunne levere eller tilbyde ydelser eller produkter brugere, kunder eller medlemmer.
• At levere servicemeddelelser og information til brugere, kunder eller medlemmer.
• For at opbevare personoplysninger i det omfang, det er et krav i henhold til gældende lovgivning, eksempelvis opbevaring af regnskabs- og bogholderibilag.
• At sende direkte markedsføring til brugere, kunder eller medlemmer (såsom e-mails, MMS, direkte meddelelser på sociale medier osv.).
• At sende nyhedsbreve via e-mail.

5. Retsgrundlag for behandlingen af personoplysninger

5.1 Vi behandler kun dine personoplysninger, når vi har et lovligt behandlingsgrundlag i overensstemmelse med GDPR. Behandlingen af personoplysninger sker alt efter de konkrete omstændigheder på baggrund af følgende behandlingshjemmel:

• Behandlingen er nødvendig af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt, jf. GDPR, art. 6, stk. 1, litra b, sidste led.
• Behandlingen er nødvendig for opfyldelsen af en kontrakt med den registrerede person, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b, første led.
• Behandlingen er nødvendig for at overholde gældende lovgivning, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra c.
• Behandlingen er nødvendig for at forfølge en legitim interesse, hvor den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, ikke går forud herfor, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra f.
• Grundlaget for behandlingen af de konkrete personoplysninger er dit samtykke, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan trække dit samtykke tilbage når som helst ved at kontakte os via de kontaktoplysninger angivet nederst i denne Politik. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, slettes personoplysningerne, der behandles på grundlag af samtykket, medmindre de kan eller skal behandles eksempelvis for at overholde en retlig forpligtelse.
• Behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som vi er pålagt, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra e.

5.2 Når det er relevant og strengt nødvendigt, behandles følsomme personoplysninger (de “særlige kategorier af personoplysninger”) angivet i GDPR, artikel 9, stk. 1. I så fald vil behandlingen kun ske, hvis dette er tilladt efter GDPR, artikel 9, stk. 2 til 4, herunder i følgende tilfælde:

• Behandlingen vedrører personoplysninger, som tydeligt er offentliggjort af den registrerede, jf. GDPR, artikel 9, stk. 2, litra e.
• Retsgrundlaget for behandlingen af disse personoplysninger er udtrykkeligt samtykke, jf. GDPR, artikel 9, stk. 2, litra a. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os via de kontaktoplysninger angivet nederst i Politikken. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, slettes de personoplysninger der behandles på grundlag af samtykket, medmindre de kan eller skal fortsat behandles eksempelvis for at overholde en retlig forpligtelse.

5.3 Vi foretager i tillæg til ovenstående i nogle tilfælde behandling af personoplysningerne ved videregivelse til tredjemand med henblik på tredjemands markedsføring af produkter, der ikke er vores. Inden vi foretager denne behandling, indhenter vi samtykke hertil. Vi foretager denne behandling med følgende formål for øje: Kontraktlige forpligtelser overfor tredje part. Det kan også være legetime interesser for at kunne udfører vores lovmæssig forpligtelser..

5.4 Vi foretager i tillæg til ovenstående behandlinger i nogle tilfælde behandling af personoplysningerne ved samkøring af indhentede personoplysninger med personhenførbare Cookiedata eller andre personoplysninger fra tredjemand. Inden vi foretager denne behandling, indhenter vi samtykke hertil. Vi behandler disse oplysninger med følgende formål for øje: Vi behandler disse oplysninger med følgende formål for øje:

• For afstemme validiteten af vores data
• Nå ud til den målgruppe vi lovmæssigt, er sat i verden for at informere om naturfag
• I ansættelses proces, er det for at få den rette kandidat til jobbet.

5.5 I tillæg til ovenstående behandler vi personoplysninger om børn under 13 år. I det omfang vi behandler personoplysninger om børn under 13 år på baggrund af reglerne om samtykke, indhenter vi samtykke fra disse børns forældre/værge inden behandlingen. Vi behandler disse oplysninger med følgende formål for øje: Campdeltagere hos Science Talenter, for at kunne udfører undervisning med deltagere, skal vi have en deltagerliste, som vi også publicere via en intern talentdatabase, så vi kan målrette og differentiere undervisningen..

5.6 Hvis vi sender direkte markedsføring til dig, herunder via e-mail, vil vi bede om dit forudgående samtykke i overensstemmelse med de gældende regler i markedsføringsloven.

6. Videregivelse og overførsel af personoplysninger

6.1 Vi videregiver kun personoplysninger til andre, når det lever op til kravene i GDPR.

7. Sletning og opbevaring af personoplysninger

7.1 Vi sørger for, at personoplysninger slettes, når de ikke længere er relevante for vores behandlingsformål som beskrevet ovenfor. Vi opbevarer altid personoplysninger i det tidsrum, som gældende lovgivning forpligter os til, herunder til brug for dokumentation af overholdelse af blandt andet bogføringslovens bestemmelser. Ved spørgsmål angående opbevaringen og behandlingen af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os på den e-mailadresse, du finder i det sidste afsnit af denne Politik.

8. Dine rettigheder

8.1 Som registreret person har du en række rettigheder:

• Du har ret til at anmode om indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, formålet med behandlingen, og om vi videregiver personoplysningerne til andre.
• Du har ret til at få berigtiget urigtige personoplysninger om dig.
• Du har i visse tilfælde ret til at få slettet visse af dine personoplysninger.
• Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, sådan at vi kun opbevarer dine personoplysninger i en given periode.
• Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse imod vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af årsager og forhold, der vedrører din særlige situation. En indsigelse kan være begrundet i behandling af personoplysninger med henblik på direkte markedsføring.
• Du har ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse uden menneskelig indblanding, medmindre afgørelsen er nødvendig for din ansættelse hos os, eller foretagelsen af afgørelsen er hjemlet ved lov eller dit udtrykkelige samtykke.
• Såfremt vi har indhentet dit samtykke til en del af vores behandling af dine personoplysninger, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykket, inden tilbagekaldelsen.
• Du har i visse tilfælde ret til såkaldt dataportabilitet af de personoplysninger, du har afgivet til os.
• Du kan altid klage til Datatilsynet.

8.2 Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du eksempelvis har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

8.3 Du kan finde mere information om dine rettigheder som registreret på Datatilsynets hjemmeside.

8.4 Venligst brug kontaktoplysningerne nedenfor, hvis du vil gøre brug af dine rettigheder.

8.5 Vi bestræber os på at møde dine ønsker omkring vores behandling af personoplysninger, men du kan altid indsende en klage til Datatilsynet.

9. Ændringer til denne politik

9.1 Vi forbeholder os retten til at ajourføre og ændre denne Politik. Hvis vi ændrer Politikken, ændrer vi datoen og versionen øverst i dokumentet. I tilfælde af væsentlige ændringer, vil vi meddele dette i form af en synlig meddelelse på vores hjemmeside, e-mail eller ved brug af andre kommunikationsmidler.

10. Kontaktinformation

10.1 Du er velkommen til at kontakte os på nedenfor angivet kontakt e-mail, hvis du:

• er uenig i vores behandling eller mener, at vores behandling af dine personoplysninger overtræder lovgivningen
• har spørgsmål eller i øvrigt har kommentarer til denne Politik, eller
• ønsker at udøve én eller flere af dine rettigheder som registreret person.

Ved spørgsmål eller kommentarer til denne politik, eller ved påberåbelse af en eller flere rettigheder, kan vi kontaktes på

Signe Ammitzbøll Suhr
Sekretariatschef
T +45 2052 2705
E sas@astra.dk

Merete Munch Scheelhardt
Databeskyttelsesrådgiver (DPO)
T +45 5940 0941
E dpo@stenhus-gym.dk